PENDELEGASIAN

A.    Ruang Lingkup Pendelegasian

1.      Permasalahan dalam pendelegasian

Berbagai masalah yang sering kali muncul dalam hubungan dengan pendelegasian adalah bahwa atasan terlalu banyak menghabiskan waktu untuk mengidentifikasi pekerjaan dan kemampuan karyawannya namun kurang memiliki waktu untuk melaksakan pendelegasian.

2.      Definisi

Heller  dalam (2004) mendefinisikan pendelegasian adalah mempercayakan tugas kepada orang lain namun tanggung jawab masih di tangan pendelegasi. Pendelegasian dimulai dari menganalisis tugas apa yang dapat dan harus didelegasikan. Ketika tugas yang akan didelegasikan telah terpilih, maka parameternya harus didefinisikan dengan jelas. Parameter ini membantu atasan untuk menunjuk delegat yang cocok dan menyiapkan instruksi yang tepat.  Apapun tugasnya, pemberian instruksi yang tepat kepada delegat sangatlah penting.

3.      Manfaat pendelegasian

a.       Kemampuan membebaskan diri demi tugas-tugas lainnya

b.      Pemanfaatan keterampilan khusus karyawan

c.       Pemberian pelatihan dan pengalaman

d.      Terampil dalam memecahkan masalah

e.       Awal tepat mempersiapkan pengganti sementara

f.       Saat tepat menguji kemampuan karyawan dan membagi pekerjaan diantara karyawan

g.      Meningkatkan perasaan penting diri karyawan

h.      Pendelegasian meningkatkan komitmen karyawan untuk bekerja

i.        Mengurangi tekanan

j.        Memilikii kesempatan mengembangkan karyawan

k.      Menghemat waktu

l.        Meningkatkan frekuensi komunikasi

m.    Menciptakan komunikasi

n.      Pendelegasian meningkatkan hubungan antara atasan dengan bawahan

o.      Peningkatan hasil

p.      Memberikan standar prestasi

q.      Meningkatkan kinerja karyawan

r.        Mengembangkan organisasi

s.       Pendelegasian membantu atasan untuk bekerja lebih efisien

4.      Pendelegasian Tugas

1.      Cara Efektif Pendelegasian

Prinsip atau aturan dasar dalam mendelegasikan tugas

a.       Delegasikan pekerjaan yang disukai

b.      Delegasikan secara bertanggung jawab

c.       Jangan selalu mendelegasikan tugas kepada karyawan yang paling mampu

d.      Percayalah kepada karyawan

e.       Tekankan pada sasaran buka prosedur

2.      Alasan Atasan Tidak Melalkukan Delegasi

a.       Belum ada waktu untuk melatih

b.      Bisa berbuat lebih baik

c.       Merasa senang apabila mengerjakan sendiri

d.      Kebijakan perusahaan harus dikerjakan atasan

e.       Kebiasaan menyelesaikan pekerjaan tanpa bantuan

f.       Meragukan kemampuan karyawan

g.      Karyawan tidak punya waku lagi

h.      Jika pekerjaan di delegasian maka sama dengan tidak mempunyai pekerjaan

i.        Takut dituduh sebagai atasan malas

j.        Anggapan bahwa semua perintah atasan harus diselesaikan sendiri

k.      Takut kehilangan pengendalian

l.        Tidak tega melimpahkan pekerjaan kepada karyawan

m.    Bisa diselesaikan sendiri maka memperoleh reputasi baik

n.      Tidak suka mendengar keluhan karyawan

o.      Karyawan tidak dapat mengambil keputusan

Karyawan juga menghadapi keraguan ketika mereka harus menerima pendelegasian. Keraguan tersebut diantaranya disebabkan oleh :

a.       Karyawan takut memikul tanggung jawab memutuskan sesuatu

b.      Karyawan takut dikritik jika membuat kesalahan

c.       Pada saat karyawan kurang memiliki data yang lengkap, biasanya ia bertanya kepada pemberi delegasi untuk menghindari kesalahan

d.      Ada Kalanya karyawan menolak pendelegasian karena ketidaktersediaan waktu

e.       Ketidak percayaan diri karyawan

f.       Kurangnya motivasi karyawan

3.      Langkah-langkah Efektif Sebelum Melakukan pendelegasian

a.       Menentukan terlebih dahulu tugas atau masalah yang akan didelegasikan dan mempersiapkan untuk diserahkan kepada karyawan

b.      Menentukan karyawan yang akan menerima delegasi

c.       Mempersiapkan dan member mmotivasi kepada karyawan yang menerima delegasi

d.      Membuat persetujuan dan mendelegasikan

e.       Memantau perkembangan pekerjaan  karyawan yang menerima wewenang, ketika kedua belah pihak setuju terjadinya pendelegasian agar atasan tidak dikatakan lepas tangan.

4.      Langkah-langkah Mendelegasikan Tugas dan wewenang

Rambu-rambu yang dapat dijadikan pedoman

a.       Ketika waktunya banyak digunakan untuk penyelesaian kerja atau masalah jangka panjang

b.      Jika ia tidak cukup waktu dan perhatian kepada bagian-bagian penting pekerjaannya

c.       Jika waktunya banyak digunakan untuk hal-hal yang mendesak dan sering kali muncul

d.      Jika ia selalu menghadapi krisis dan panic dalam memenuhi target, batas waktu terlewati, data kurang lengkap, dan sebagainya.

e.       Jika persoalan sepele terus menerus menghambatnya untuk memecahkan persoalan yang besar.

5.      Proses Pelaksanaan Delegasi

Salah satu langkah utama yang harus dilakukan ketika memutuskan hal yang harus didelegasikan adalah mengadakan suatu analisis lengkap tentang aktivitas suatu pekerjaan.

5.      Peran Pendelegasian

1.      Pendelegasian sebagai Pendukung Karier Atasan

Tanpa dukungan dari karyawan, mustahil atasan akan berhasil. Akan sulit bagi kita untuk mengatakan bahwa seseorang adalah atasan yang baik, apabila ia juga tidak bertindak sebagai karyawan yang baik. Bagaimana seorang karyawan bisa membantu atasannya dengan cara menyukseskan penyelesaian pekerjaan yang didelegasikan kepadanya? Setidaknya terdapat 5 peran utama dari seorang karyawan

a.       Menerapkan strategi

b.      Memimpin diri sendiri dan kelompoknya

c.       Sumber informasi

d.      Memberi Umpan Balik

e.       Mitra kerja Atasan

2.      Pendelegasian sebagai sebuah metode pelatihan yang efektif

Berikut ini adalah alas an-alasan mengapa pendelegasian dapat dikatakan sebagai metode pelatihan yang efektif

a.       Pendelegasian merupakan bentuk pelatihan yang unik

b.      Pendelegasian memperluas keterampilan karyawan dan meningkatkan kemahiran dalam banyak hal

c.       Pendelegasian merupakan kekuatan pendorong partisipasi

d.      Pendelegasian merupakan pencetus tumbuhnya inisiatif

e.       Pendelegasian Meningkatkan Kepuasan Kerja

f.       Pendelegasian dapat mengidentifikasi berbagai kebutuhan pelatihan

g.      Pendelegasian bermanfaat sebagai suatu balas jasa atas pekerjaan yang telah dilakukan dengan baik

6.      Profil Karakteristik Pendelegasian

Seorang atasan tentu saja tidak cukup sekedar mengendalikan institusi semata ketika melakukan pendelegasian berkaitan dengan pendelegasian yang efektif, para atasan biasanya memiliki berbagai metode sendiri yaitu metode yang dia ciptakan sesuai dengan kondisi organisasi dan karakteristik karyawan.

Secara umum kita bisa mengidentifikasikan beberapa profil karakteristik pendelegasian yang dapat mengungkapkan kekuatan dan kelemahan metode yang biasa mereka gunakan

1.      Tipe Otoriter

2.      Tipe Bebas

3.      Tipe Penguji

Pedoman untuk mencapai hasil pekerjaan yang maksimal

1.        Dalam mendelegasikan tugas harus dengan perintah dan informasi yang jelas serta komunikasi dua arah yang terbuka

2.        Memberikan batasan dan tanggung jawab dan wewenang karyawan ketika melaksanakan delegasi

3.        Bagilah delegasi dengan semua karyawan dengan merata sesuai kemampuan

4.        Jangan biarkan karyawan yang telah menerima delegasi tidak menyelesaikan nya, dan kemudian atasan yang menuntaskannya.

5.        Manfaatkan pendelegasian untuk menemukan berbagai kebutuhan pelatihan dan kemudian lakukanlah pelatihan tersebut meskipun harus bersifat khusus

6.        Karyawan yang telah berhasil menyelesaikan pekerjaan yang didelegasikan atasannya, jangan terus menerus mengerjakan pekerjaan tersebut.

7.        Memberikan atau membatalkan intuksi sebaiknya dilakukan secara pribadi

8.        Lindungi karyawan dari cercaan pihak luar

9.        Pertolongan atasan jangan berbentuk jawaban tapi cara penyelesaian

10.    Jangan pernah lari dari tanggung jawab apabila ada pekerjaan karyawan yang kurang baik.

11.    Berikan tindaklanjut dan pengendalian berbagai kesalahan yang sedang terjadi.

Pengorganisasian

A.  Definisi

Pengorganisasian merupakan fungsi perencanaan manajerial, Pengorganisasian dilaksanakan dengan kesadaran yang sama, baik dalam lingkungan internal maupun lingkungan eksternal organisasi. Pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manajemen dapat diartikan sebagai suatu sistem kerjasama sekelompok orang yang dilakukan sengan pembidangan dan pembagian seluruh pekerjaan atau tugas, dengan membentuk sejumlah satuan kerja yang menghimpun pekerjaan sejenis dalam satu unit kerja.

Dalam ranka mengimplementasikan dan mengembangkan kerjasama antar karyawan, organisasi membutuhkan aktualisasi dasar-dasar pengorganisasian secara intensif, dasar-dasar tersebut adalah sebagai berikut

1.      Asas keterjelasan tujuan

a.       Menterjemahkan Visi

b.      Penentuan Volume kerja dan beban kerja

2.      Dasar Pembagian Kerja Sebagai Jaringan Kerja

a.       Jejaring kerja internal

b.      Jejaring kerja Eksternal

c.       Pembagian kerja secara tuntas

d.      Menghindari anggota mementingkan unit kerja sendiri

e.       Dinamika Pekerjaan

3.      Dasar Kesatuan Perintah

a.       Pucuk pimpinan yang memiliki pimpinan unit kerja sebagai bawahannya, harus memberikan sebagian wewenang dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas pokoknya.

b.      Pimpinan yang pandai memberikan sebagian wewenangnya akan mampu meningkatkan perasaan ikut memiliki bawahannya (sense of responsibility) dan kehendak untuk ikut berpartisipasi (sense of participation).

c.       Jika pemimpin berhalangan maka tugas dan tanggungjawab akan tetap berjalan karena pengelolaan wewenang yang telah berjalan baik.

4.      Asas Fleksibelitas Organisasi

5.      Asas Fungsionalitas

a.       Fungsi Pelayanan Kepada Masyarakat

b.      Funsi Inovasi dan Pengembangan

c.       Fungsi Responsif

d.      Fungsi Produktivitas

e.       Fungsi Prediktif

B.  Macam-Macam Organisasi

     Lima bagan organisasi yaitu :

1.      Segi tiga vertical

2.      Harizontal

3.      Kerucut-Vertikal-Horizontal

4.      LinOkran dan/atau setengah lingkaran

5.      Bulat telur

C.  Langkah-langkah pengorganisasian

1.      Rencanakan organisasi berdasarkan tujuan

2.      Tentukan tugas-tugas utama dan sub tugas dan bagilah pekerjaan secara keseluruhan menjadi berbagai aktivitas yang secara logis dapat dilakukan oleh seorang karyawan.

3.      Alokasi sumber daya untuk melaksanakan tugas

4.      Evaluasi hasil dan strategi pembentukan organisasi perusahaan

D.    Bentuk Struktur Organisasi

       Tiga unsur utama terdirinya organisasi

1.      Terdiri dari sekumpulan orang

2.      Yang bersepakat dalam satu kelompok

3.      Bersepakat untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu

E.     Struktur Organisasi formal

Menjelaskan adanya interaksi otoritas yang tegas dan hubungan struktural di dalam sebuah organisasi.

F.      Tipe Struktur Organisasi

       Tipe struktur organisasi yang sesuai ditentukan oleh sifat pekerjaan yang dilakukan dan kondisi tempat organisasi tersebut beroperasi. Struktur harus di desain untuk mendukung identifikasi dan penyelesaian pekerjaan dan meningkatkan kemampuan karyawan untuk bekerjasama.

a.       Organisasi Lini

b.      Organisasi Lini dan Staf

c.       Organisasi Fungsional

d.      Organisasi Lini, Staf dan Fungsional

e.       Organisasi Komite

f.       Organisasi Proyek dan Matriks

G.    Kelompok Kerja Formal

3 Tipe Kelompok Kerja formal

a.       Kesatuan tugas Khusus

b.      Panitia Tetap

c.       Panitia Ad-hoc

H.    Organisasi Formal dan Non Formal

I.       perubahan Sturktur Organisasi dan maslahnya

Dalam perkembangan di era pertumbuhan ekonomi yang cukup tinggi telah banyak mengubah kegiatan organisasi. Sebagian dari merka tumbuh karena permintaan hasil produksinya meningkat tajam sementara perusahaan lainya terus menambah jumlah karyawannya karena perusahaannya terus melebarkan sayapnya kesetiap kabupaten. Sebaliknya, ketika pertumbuhan ekonomi tumbuh negative atau tejadi kerusuhan politik yang mempengaruhi kehidupan ekonomi menyebabkan menurunnya daya beli masyarakat sehingga banyak perusahaan kehilangan kesempatan menjual produksinya.

J.       Alasan Organisasi Merubah Strukturnya

Sejumlah faktor yang memaksa organisasi merubah struktur organisasinya tentu tidak boleh diabaikan. Apabila organisasi memang harus melakukan perubahan maka ia harus melakukannya. Produk yang sudah kurang diminati harus segera dimodifikasi. Pelayanan yang kurang memuaskan harus segera ditingkatkan hingga keluhan.tidak terjadi lagi.

Koordinasi merupakan suatu proses menghubungkan atau mengintegrasikan bagian-bagian dalam organisasi dapat dicapai dengan efektif. Melalui koordinasi menjadikan pihak manajemen mengharapkan adanya sinergi antar bagian organisasi. Koordinasi mengandung makna sebagai aktivitas untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas hasil kerja setiap unit/satuan kerja yang menjadi kontribusinya masing-masing dalam mencapai tujuan koordinasi. Tujuan koordinasi adalah

1)      mengarahkan dan mengintegrasikan semua ide, gagasan, aktivitas dan perilaku ke arah tercapainya tujuan,

2)      mengarahkan keterampilan spesialisasi yang dimiliki setiap karyawan kepada tujuan

3)      menghindari kesenjangan, kekosongan, dan tumpang tindih pekerjaan

4)      menghindari penyimpangan tugas dari tujuan.

Implementasi koordinasi sebagai asas pengkoordinasian bisa dilaksanakan secara formal, antara lain dalam bentuk rapat, lokakarya, kelompok kerja dan lain-lain. Pengkoordinasian merupakan pengaturan struktur organisasi sebagai kegiatan pembidangan dan pembagian pekerjaan. Untuk meraih koordinasi yang efektif tidaklah mudah sebab dengan terspesialisasinya pekerjaan akan mengakibatkan semakin meningkatnya kebutuhan akan koordinasi.

Asas dan Sifat Koordinasi

Asas koordinasi adalah asas hierarki yang berarti setiap atasan atau koordinator  harus melakukan koordinasi pada bawahan langsungnya. Jadi, koordinasi tersebut dilaksanakan berdasarkan berbagai jenjang kekuasaan yang berbeda-beda dan tanggung jawab yang disesuaikan dengan jenjang tersebut.

Syarat-Syarat

koordinasi setidaknya memiliki :

1.    Perasaan untuk bekerja sama dan menjadikan koordinasi sebagai dari usaha memperlancar penyelesaian pekerjaan, bukan untuk memerintahkan atau memberi intruksi orang per orang.

2.    Rasa saling menghargai, terutama ketika atasan memberikan pengarahan kepada karyawannya dalam rangka koordinasi.

3.    Semangat bersaing secara sehat dengan memanfaatkan sistem koordinasi mereka masing-masing bagian untuk berlomba mencapai tujuan dengan lebih baik dan cepat.

Tipe-tipe Koordinasi

Dalam praktek manajemen ada dua tipe koordinasi, yaitu:

1.      Koordinasi vertikal

2.      Koordinasi horizontal

Pedoman Melakukan koordinasi

1.      Berilah penjelasan dengan kalimat sederhana dan mudah dipahami tujuan dilakukannya koordinasi.

2.      Jelaskan bahwa koordinasi adalah sebagai tujuan bersama, bukan kepentingan orang per orang

3.      Berilah kesempatan kepada setiap orang memberikan ide, saran, dan bertukar pikiran ketika pimpinan sedang melakukan koordinasi

4.      Doronglah mereka untuk aktif terus selama koordinasi dilakukan

5.      Binalah hubungan yang baik antara atasan dengan bawahan dan antar sesame bawahan

6.      Gunakan lebih banyak komunikasi informal daripada komunikasi formal untuk mencari dukungan partisipasi bawahan dan pihak-pihak lain yang diikutsertakan dalam proses pengambilan keputusan

Penyesuaian kebutuhan koordinasi

1.      Porsi dasar koordinasi

2.      Meningkatkan Daya Potensi Koordinasi

3.      Mengurangi kebutuhan Koordinasi

Mengatur Konflik dalam koordinasi

Beberapa penyebab utama terjadinya konflik dalam proses koordinasi

1.      Keterbatasan Sumber Daya

2.      Ketidakjelasan Tanggung Jawab dan Wewenang

3.      Ganguan Komunikasi

4.      Masalah Kepribadian

5.      Membanggakan Unit Kerjanya Secara berlebihan

6.      Penyimpangan Tujuan

Organisasi dan sangat membutuhkan sistem rentang kendali yang dianutnya. Hal ini disebabkan adanya keterbatasan kemampuan, pengetahuan, perhatian dan waktu yang dimiliki seseorang, apalagi ia berperan sebagai seorang manajer.