PENDELEGASIAN

A.    Ruang Lingkup Pendelegasian

1.      Permasalahan dalam pendelegasian

Berbagai masalah yang sering kali muncul dalam hubungan dengan pendelegasian adalah bahwa atasan terlalu banyak menghabiskan waktu untuk mengidentifikasi pekerjaan dan kemampuan karyawannya namun kurang memiliki waktu untuk melaksakan pendelegasian.

2.      Definisi

Heller  dalam (2004) mendefinisikan pendelegasian adalah mempercayakan tugas kepada orang lain namun tanggung jawab masih di tangan pendelegasi. Pendelegasian dimulai dari menganalisis tugas apa yang dapat dan harus didelegasikan. Ketika tugas yang akan didelegasikan telah terpilih, maka parameternya harus didefinisikan dengan jelas. Parameter ini membantu atasan untuk menunjuk delegat yang cocok dan menyiapkan instruksi yang tepat.  Apapun tugasnya, pemberian instruksi yang tepat kepada delegat sangatlah penting.

3.      Manfaat pendelegasian

a.       Kemampuan membebaskan diri demi tugas-tugas lainnya

b.      Pemanfaatan keterampilan khusus karyawan

c.       Pemberian pelatihan dan pengalaman

d.      Terampil dalam memecahkan masalah

e.       Awal tepat mempersiapkan pengganti sementara

f.       Saat tepat menguji kemampuan karyawan dan membagi pekerjaan diantara karyawan

g.      Meningkatkan perasaan penting diri karyawan

h.      Pendelegasian meningkatkan komitmen karyawan untuk bekerja

i.        Mengurangi tekanan

j.        Memilikii kesempatan mengembangkan karyawan

k.      Menghemat waktu

l.        Meningkatkan frekuensi komunikasi

m.    Menciptakan komunikasi

n.      Pendelegasian meningkatkan hubungan antara atasan dengan bawahan

o.      Peningkatan hasil

p.      Memberikan standar prestasi

q.      Meningkatkan kinerja karyawan

r.        Mengembangkan organisasi

s.       Pendelegasian membantu atasan untuk bekerja lebih efisien

4.      Pendelegasian Tugas

1.      Cara Efektif Pendelegasian

Prinsip atau aturan dasar dalam mendelegasikan tugas

a.       Delegasikan pekerjaan yang disukai

b.      Delegasikan secara bertanggung jawab

c.       Jangan selalu mendelegasikan tugas kepada karyawan yang paling mampu

d.      Percayalah kepada karyawan

e.       Tekankan pada sasaran buka prosedur

2.      Alasan Atasan Tidak Melalkukan Delegasi

a.       Belum ada waktu untuk melatih

b.      Bisa berbuat lebih baik

c.       Merasa senang apabila mengerjakan sendiri

d.      Kebijakan perusahaan harus dikerjakan atasan

e.       Kebiasaan menyelesaikan pekerjaan tanpa bantuan

f.       Meragukan kemampuan karyawan

g.      Karyawan tidak punya waku lagi

h.      Jika pekerjaan di delegasian maka sama dengan tidak mempunyai pekerjaan

i.        Takut dituduh sebagai atasan malas

j.        Anggapan bahwa semua perintah atasan harus diselesaikan sendiri

k.      Takut kehilangan pengendalian

l.        Tidak tega melimpahkan pekerjaan kepada karyawan

m.    Bisa diselesaikan sendiri maka memperoleh reputasi baik

n.      Tidak suka mendengar keluhan karyawan

o.      Karyawan tidak dapat mengambil keputusan

Karyawan juga menghadapi keraguan ketika mereka harus menerima pendelegasian. Keraguan tersebut diantaranya disebabkan oleh :

a.       Karyawan takut memikul tanggung jawab memutuskan sesuatu

b.      Karyawan takut dikritik jika membuat kesalahan

c.       Pada saat karyawan kurang memiliki data yang lengkap, biasanya ia bertanya kepada pemberi delegasi untuk menghindari kesalahan

d.      Ada Kalanya karyawan menolak pendelegasian karena ketidaktersediaan waktu

e.       Ketidak percayaan diri karyawan

f.       Kurangnya motivasi karyawan

3.      Langkah-langkah Efektif Sebelum Melakukan pendelegasian

a.       Menentukan terlebih dahulu tugas atau masalah yang akan didelegasikan dan mempersiapkan untuk diserahkan kepada karyawan

b.      Menentukan karyawan yang akan menerima delegasi

c.       Mempersiapkan dan member mmotivasi kepada karyawan yang menerima delegasi

d.      Membuat persetujuan dan mendelegasikan

e.       Memantau perkembangan pekerjaan  karyawan yang menerima wewenang, ketika kedua belah pihak setuju terjadinya pendelegasian agar atasan tidak dikatakan lepas tangan.

4.      Langkah-langkah Mendelegasikan Tugas dan wewenang

Rambu-rambu yang dapat dijadikan pedoman

a.       Ketika waktunya banyak digunakan untuk penyelesaian kerja atau masalah jangka panjang

b.      Jika ia tidak cukup waktu dan perhatian kepada bagian-bagian penting pekerjaannya

c.       Jika waktunya banyak digunakan untuk hal-hal yang mendesak dan sering kali muncul

d.      Jika ia selalu menghadapi krisis dan panic dalam memenuhi target, batas waktu terlewati, data kurang lengkap, dan sebagainya.

e.       Jika persoalan sepele terus menerus menghambatnya untuk memecahkan persoalan yang besar.

5.      Proses Pelaksanaan Delegasi

Salah satu langkah utama yang harus dilakukan ketika memutuskan hal yang harus didelegasikan adalah mengadakan suatu analisis lengkap tentang aktivitas suatu pekerjaan.

5.      Peran Pendelegasian

1.      Pendelegasian sebagai Pendukung Karier Atasan

Tanpa dukungan dari karyawan, mustahil atasan akan berhasil. Akan sulit bagi kita untuk mengatakan bahwa seseorang adalah atasan yang baik, apabila ia juga tidak bertindak sebagai karyawan yang baik. Bagaimana seorang karyawan bisa membantu atasannya dengan cara menyukseskan penyelesaian pekerjaan yang didelegasikan kepadanya? Setidaknya terdapat 5 peran utama dari seorang karyawan

a.       Menerapkan strategi

b.      Memimpin diri sendiri dan kelompoknya

c.       Sumber informasi

d.      Memberi Umpan Balik

e.       Mitra kerja Atasan

2.      Pendelegasian sebagai sebuah metode pelatihan yang efektif

Berikut ini adalah alas an-alasan mengapa pendelegasian dapat dikatakan sebagai metode pelatihan yang efektif

a.       Pendelegasian merupakan bentuk pelatihan yang unik

b.      Pendelegasian memperluas keterampilan karyawan dan meningkatkan kemahiran dalam banyak hal

c.       Pendelegasian merupakan kekuatan pendorong partisipasi

d.      Pendelegasian merupakan pencetus tumbuhnya inisiatif

e.       Pendelegasian Meningkatkan Kepuasan Kerja

f.       Pendelegasian dapat mengidentifikasi berbagai kebutuhan pelatihan

g.      Pendelegasian bermanfaat sebagai suatu balas jasa atas pekerjaan yang telah dilakukan dengan baik

6.      Profil Karakteristik Pendelegasian

Seorang atasan tentu saja tidak cukup sekedar mengendalikan institusi semata ketika melakukan pendelegasian berkaitan dengan pendelegasian yang efektif, para atasan biasanya memiliki berbagai metode sendiri yaitu metode yang dia ciptakan sesuai dengan kondisi organisasi dan karakteristik karyawan.

Secara umum kita bisa mengidentifikasikan beberapa profil karakteristik pendelegasian yang dapat mengungkapkan kekuatan dan kelemahan metode yang biasa mereka gunakan

1.      Tipe Otoriter

2.      Tipe Bebas

3.      Tipe Penguji

Pedoman untuk mencapai hasil pekerjaan yang maksimal

1.        Dalam mendelegasikan tugas harus dengan perintah dan informasi yang jelas serta komunikasi dua arah yang terbuka

2.        Memberikan batasan dan tanggung jawab dan wewenang karyawan ketika melaksanakan delegasi

3.        Bagilah delegasi dengan semua karyawan dengan merata sesuai kemampuan

4.        Jangan biarkan karyawan yang telah menerima delegasi tidak menyelesaikan nya, dan kemudian atasan yang menuntaskannya.

5.        Manfaatkan pendelegasian untuk menemukan berbagai kebutuhan pelatihan dan kemudian lakukanlah pelatihan tersebut meskipun harus bersifat khusus

6.        Karyawan yang telah berhasil menyelesaikan pekerjaan yang didelegasikan atasannya, jangan terus menerus mengerjakan pekerjaan tersebut.

7.        Memberikan atau membatalkan intuksi sebaiknya dilakukan secara pribadi

8.        Lindungi karyawan dari cercaan pihak luar

9.        Pertolongan atasan jangan berbentuk jawaban tapi cara penyelesaian

10.    Jangan pernah lari dari tanggung jawab apabila ada pekerjaan karyawan yang kurang baik.

11.    Berikan tindaklanjut dan pengendalian berbagai kesalahan yang sedang terjadi.