PENGORGANISASIAN

PENGORGANISASIAN

Pada hakekatnya pengorganisasian adalah suatu proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan, sumber daya yang di miliki, dan lingkungan yang melingkupinya. Empat aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah departementalisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan rentang manajemen.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pengorganisasian adalah suatu proses mendesain struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi habis tugas atau pekerjaan kepada semua anggota organisasi dapat tercapai dengan efektif dan efisien.

STRUKTUR ORGANISASI

Ketika anda bekerja sebagai manajer sebuah perusahaan, maka tugas utama Anda adalah mengembangkan organisasi untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cara yang Anda inginkan. Hakekat pengorganisasian adalah hal-hal yang berkaitan dengan siapa melakukan apa. Hal itu berarti Anda harus mampu mendefinisikan tanggung jawab, membangun struktur, dan mengembangkan hubungan dan jejaring (networking) dengan berbagai sumber daya manusia yang berkaitan dengan organisasi.

Pengorganisasian merupakan fungsi perencanaan manajerial. Pengorganisasian dilakukan dengan penuh kesadaran yang sama, baik dalam lingkungan internal maupun eksternal organisasi. Pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manajemen dapat diartikan sebagai suatu sistem kerja sama sekelompok orang yang dilakukan dengan pembidangan dan pembagian seluruh pekerjaan atau tugas, dengan membentuk sejumlah satuan kerja yang menghimpun pekerjaan sejenis dalam satu unit kerja.

Kerjasama yang efektif dan efisien menghasilkan dinamika organisasi, yang lebih terarah pada penigkatan prokuktivitas dan kualitas produk atau jasa. Namun dalam peningkatan produktivitas organisasi ada hal-hal yang dapat menghambat, seperti masalah kerjasama antar karyawan.  Sehingga dalam rangka meminimalkan hal-hal yang menghambat dan untuk  mengimplementasikan serta mengembangkan kerja sama antar karyawan, organisasi membutuhkan aktualisasi dasar-dasar pengorganisasian secara intensif. Dasar-dasar tersebut adalah:

1.      Asas kejelasan tujuan

2.      dasar pemagian kerja sebagai jaringan kerja

3.      Dasar kesatuan perintah

4.      asas fungsionalitas

Terbentuknya sebuah organisasi disebabkan oleh berbagai hal yang berbeda-beda, seperti: 1) proses pembentukannya,

2) keterkaitan hubungan dengan pemerintah,

3) berdasarkan ukuran organisasi,

4) berdasarkan tujuan,

5) berdasarkan bagan organisasanya.

Pengambilan keputusan pemimpin untuk mengorganisasikan suatu perusahaan disebut sebagai proses pengorganisasian. Dengan pengkoordinasian yang rapih dan efektif diharapkan pekerjaan dan anggota menjadi satu kesatuan yang harmonis.

Seperti semula telah disepakati bahwa organisasi terdiri dari tiga unsur utama yaitu terdiri dari sekumpulan orang, yang bersepakat dalam satu kelompok, dan sepakat untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Untuk meraih keberhasilan tiga unsur utama tersebut haruslah diimplementasikan dalam bentuk menciptakan suatu struktur organisasi dimana setiap anggota akan ditempatkan dan wewenang serta tugasnya ditentukan secara definitif. Stuktur organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem jaringan kerja terhadap tugas-tugas, sistem pelaporan, dan komunikasi yang menghubungkan secara bersama pekerjaan individu dan kelompok. Struktur organisasi bisa dijadikan suatu kerangka dasar dalam munyusun desain tentang corak spesialisasi dan departementalisasi, dengan pembagian tugas dalam mengelola sumber daya dalam organisasi.

Dalam melihat sifat organisasi maka dapat dikategorikan menjadi organiasi formal dan informal. Organisasi formal menjelaskan adanya interaksi otoritas yang tegas dan hubungan struktural di dalam sebuah organisasi. Pada umumnya sebuah struktur organisasi disajikan dalam sebuah bentuk bagan. Tipe struktur organisasi yang sesuai ditentukan oleh sifat pekerjaan dan yang dilakukan, dan kondisi tempat organisasi tersebut beroperasi. Struktur harus di desain untuk mendukung identifikasi dan penyelesaian pekerjaan dan peningkatan kemampuan karyawan untuk kerja sama. Tipe-tipe struktur organisasi: 1) organisasi lini, 2) organisasi lini dan staf, 3) organisasi fungsional, 4) organisasi lini, staf, dan fungsional, 5) organisasi komite, 6) organisasi proyek dan matriks.

Kita telah memahami bahwa organisasi formal memiliki tujuan, struktur, dan pola hubungan kerja yang teratur melalui manajemen. Sebuah organisasi formal bisa di deskripsikan sebagai sebuah sistem aktivitas yang terkoordinasi dalam wadah berbagai kelompok individu yang bisa bekerjasama dibawah kepemimpinan seseorang ke arah tujuan yang telah disepakati bersama. Struktur organisasi formal  bertujuan untuk bisa mencapai hubungan yang teratur di antara fungsi namun hal itu juga memiliki nilai tambah dengan memberikan rasa aman kepada mereka. Organisasi formal adalah wadah para individu yang bekerja dalam sebuah organisasi yang berprilaku, bertindak, dan berinteraksi dengan cara-cara yang tidak tertulis dan tidak terdefinisi dengan manual, bagan, dan penjabaran tugas mereka. Kehadiran organisasi informal di dalam organisasi formal seperti perusahaan tdak bisa dihindari. Perusahaan sebaiknya tidak melarang keberadaan mereka sebab walau bagaimanapun mereka membutuhkan saluran organisasi tersendiri selain organisasi formal dalam bentk perusahaan. Keputusan manajemen terbaik adalah mengajak mereka berbicara dan membina organisasi formal yang bisa ikut membantu dinamika organisasi formal.

Dalam perkembangan di era pertumbuhan ekonomi yang cukup tinggi telah banyak mengubah kegiatan organisasi, sehingga kebutuhan melakukan perubahan struktur organisasi tetap tergantung pada kondisi internal organisasi itu sendiri. Sejumlah faktor yang memaksa organisasi merubah struktur organisasinya tentuntu tidak boleh diabaikan. Apabila organisasi memang harus melakukan perubahan maka ia harus melakukannya.

PENGKOORDINASIAN

Koordinasi merupakan suatu proses menghubungkan atau mengintegrasikan bagian-bagian dalam organisasi dapat dicapai dengan efektif. Melalui koordinasi menjadikan pihak manajemen mengharapkan adanya sinergi antar bagian organisasi. Koordinasi mengandung makna sebagai aktivitas untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas hasil kerja setiap unit/satuan kerja yang menjadi kontribusinya masing-masing dalam mencapai tujuan koordinasi. Tujuan koordinasi adalah 1) mengarahkan dan mengintegrasikan semua ide, gagasan, dan perilaku ke arah pencapaian tujuan, 2) mengarahkan keterampilan spesialisasi yang dimiliki setiap karyawan kepada tujuan, 3) menghindari kesenjangan, kekosongan, dan tumpang tindih pekerjaan, 4) menghindari penyimpangan tugas dari tujuan.

Implementasi koordinasi sebagai asas pengkoordinasian bisa dilaksanakan secara formal, antara lain dalam bentuk rapat, lokakarya, kelompok kerja dan lain-lain. Pengkoordinasian merupakan pengaturan struktur organisasi sebagai kegiatan pembidangan dan pembagian pekerjaan. Untuk meraih koordinasi yang efektif tidaklah mudah sebab dengan terspesialisasinya pekerjaan akan mengakibatkan semakin meningkatnya kebutuhan akan koordinasi.

Asas koordinasi adalah asas hierarki yang berarti setiap atasan atau koordinator  harus melakukan koordinasi pada bawahan langsungnya. Jadi, koordinasi tersebut dilaksanakan berdasarkan berbagai jenjang kekuasaan yang berbeda-beda dan tanggung jawab yang disesuaikan dengan jenjang tersebut. Lebih jauh lagi, koordinasi setidaknya memiliki :

1. Perasaan untuk bekerja sama dan menjadikan koordinasi sebagai dari usaha memperlancar penyelesaian pekerjaan, bukan untuk memerintahkan atau memberi intruksi orang per orang.
2. Rasa saling menghargai, terutama ketika atasan memberikan pengarahan kepada karyawannya dalam rangka koordinasi.
3. Semangat bersaing secara sehat dengan memanfaatkan sistem koordinasi mereka masing-masing bagian untuk berlomba mencapai tujuan dengan lebih baik dan cepat.

Dalam praktek manajemen ada dua tipe koordinasi, yaitu:

1. Koordinasi vertikal
2. Koordinasi horisontal

Sebagai usaha untuk menghindari penyimpangan melakukan koordinasi maka dilakukan beberapa pedoman untuk melakukan koordinasi yang baik:

1. Memberi penjelasan dengan kalimat sederhana dan mudah di pahami tujuannya
2. Menjelaskan koordinasi adalah sebagai tujuan bersama, bukan kepentingan orang pe orang
3. Berilah kesempatan kepada setiap orang untuk memberikan ide, saran, dan bertukar pikiran kepada pimpinan yang sedang melakukan koordinasi
4. Doronglah mereka untuk ikut aktif terus selama koordinasi dilakukan
5. Gunakan lebih banyak komunikasi informal dari pada komunikasi formal untuk mencari dukungan partisipasi bawahan dan pihak-pihak lain yang di ikutsertakan dalam proses pengambilan keputusan.

Di era internasional, koordinasi akan lebih terlihat sangat penting. Cara manajer untuk bisa memastikan adanya koordinasi dalam perusahaan mereka dengan sukses, baik secara domestik maupun secara global adalah dengan melihat suatu koordinasi sebagai hasil dari informasi dan kerja sama.

Apapun bentuk struktur organisasi yang di pilih oleh pengelola ataupun pimpinan di pastikan membutuhkan koordinasi yang baik dan efektif. Organisasi kecil tentu akan berbeda tingkat kebutuhan koordinasinya jika di bandingkan dengan organisasi besar.

Berikut adalah beberapa penyesuaian koordinasi dalam sistem organisasi:

1) porsi dasar koordinasi, 2) meningkatkan daya potensi koordinasi, 3) mengurangi kebutuhan koordinasi. Di manapun, tak terkecuali dalam proses koordinasi, konflik pasti akan muncul antar sesama anggota dan unit kerja. Ada beberapa penyebab utama terjadinya konflik dalam proses koordinasi: 1) keterbatasan sumber daya, 2) ketidak jelasan tanggung jawab dan wewenang, 3) gangguan komunikasi, 4) masalah kepribadian, 5) membanggakan unit kerjanya secara berlebihan, 6) penyimpangan tujuan. Untuk mengatasi konflik tersebut koordinator dapat menggunakan beberapa gaya untuk menghindari konflik yaitu: 1) gaya tegas otoriter, 2) gaya kooperatif, 3) gaya kolaborasi.

Organisasi sangat membutuhkan sistem rentan kendali yang dianutnya. Hal ini disebabkan adanya keterbatasan kemampuan, pengetahuan, perhatian dan waktu yang di miliki seseorang, apalagi ketika ia berperan sebagai manajer.